内部統制基本方針
BASIC INTERNAL CONTROL POLICY
株式会社エディア（以下、「当社」という。）は、会社法及び会社法施行規則に基づき、当社及び当社子会社の業務の適正化を確保するために、以下のとおり内部統制基本方針を策定する。
- 当社の取締役、執行役員及び従業員並びに当社子会社の取締役及び従業員（以下、「取締役等」という。）の職務執行が法令・定款に適合することを確保するための体制
当社及び当社子会社（以下総称して、「当社グループ」という。）は、当社の掲げる企業ビジョン「SMART MEDIA COMPANY人々の生活に笑顔をもたらすサービスを創造し続けます」を共通の志として、社会のルールを尊重し、コンプライアンスを最優先にする組織と風土を何よりも重視する。
当社グループは、当社の定めたコンプライアンス体制にかかる各種規程を取締役等が法令・定款及び社会規範を遵守した行動をとるための行動規範とする。その徹底を図るため、当社の管理部門においてコンプライアンスの取り組みを横断的に総括することとし、同部門により、定期的に教育・研修活動を行うとともに、当社グループ全体のコンプライアンス体制の構築・推進を行う。
当社において内部監査部門を設置し、管理部門と連携の上、当社グループのコンプライアンスの状況及び業務の適正性に関する内部監査を実施する。これらの活動は当社のリスク管理委員会、取締役会及び監査等委員会に報告するものとする。
必要に応じて、当社子会社に取締役を派遣し、適正な業務執行・意思決定や監督を実施する。また、当社の管理部門は、必要に応じて、当社子会社に対する助言、指導又は支援を実施するものとする。
必要に応じて、当社子会社に監査役を派遣し、監査を実施するものとする。
法令上疑義のある行為等について当社グループの従業員が直接情報提供を行う手段として、当社グループ内外にホットライン窓口を設置・運営する。 - 当社取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役及び執行役員は、株主総会議事録、取締役会議事録、重要な意思決定に関する文書（電磁的記録を含む。以下同じ）、その他取締役の職務の執行に係る重要な情報等（以下、「文書等」）を法令及び社内規程に従い保存・管理し、また当社子会社においても文書等を同様に保存・管理させるものとする。社内規程に従い、取締役及び監査等委員が常時上記の文書等を閲覧できるものとする。 - 当社及び当社子会社のリスク管理体制、その他の体制
当社グループのリスク管理体制に係る基本方針は、当社の取締役会において決定されるものとする。
当社グループは、当社グループ全体のリスク管理体制の整備を推進し、運用を評価するために、当社内において「リスク管理委員会」を設置するものとする。
コンプライアンス、環境、災害、品質、情報セキュリティ、個人情報保護及び知的財産権等に係るリスクについては、それぞれの当社担当部署及び当社子会社にて、規程、規則、ガイドラインの制定、研修の実施、マニュアルの作成・配布等を行うものとし、組織横断的なリスク状況の監視及びグループ全体的な対応は当社の管理部門が行うものとする。
新たに生じたグループ経営上の重要なリスクについては、当社の取締役会において速やかに対応責任者となる取締役又は執行役員を選定し、対応について決定するものとする。 - 当社取締役及び当社子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当社グループの経営の基本方針は、当社の取締役会において決定されるものとする。
当社グループ取締役会は、取締役等が共有すべき全社的な目標を定め、業務執行取締役はその目標達成のために各部門及び当社子会社の具体的目標及び会社の権限分配・意思決定ルールに基づく権限分配を含めた効率的な達成の方法を定める。
当社の管理部門は、目標達成の進捗状況について、ＩＴを活用して取締役会において定期的にレビューし、改善を促すことを内容とする全社的な業務の効率化を実現するシステムを構築する。 - 当社子会社の取締役の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制
当社子会社の業務執行の状況については、定期的に当社の取締役会において報告されるものとする。
当社子会社を担当する業務執行取締役及び執行役員は、適宜当社子会社から業務執行の状況の報告を求めるものとする。
関係会社管理規程において、当社子会社の経営に関わる一定の事項については、当社の関連部署との協議・報告又は当社の取締役会の承認を義務付けるものとする。
内部監査部門は、当社子会社に対する内部監査の結果を、適宜、当社のリスク管理委員会、取締役会及び監査等委員会に報告するものとする - 当社及び当社子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制
当社は、関係会社管理規程により、当社子会社に関して、コンプライアンス確保、会計基準の同一性確保等、グループ一体となった内部統制の維持・向上を図る。
当社の業務執行取締役に、当社グループ全体の法令遵守体制、リスク管理体制を構築する権限と責任を与えることとし、当社の管理部門はこれらを横断的に推進し、管理する。 - 当社の監査等委員会がその職務を補助すべき取締役及び従業員を置くことを求めた場合における、当該取締役及び従業員に関する事項、当該取締役及び従業員の監査等委員以外の取締役からの独立性に関する事項並びに当該取締役及び従業員に対する指示の実効性の確保に関する事項
監査等委員会は、当社の取締役及び従業員に対して監査業務に必要な事項を命令することができるものとする。
監査等委員会より命令を受けた取締役及び従業員はその命令に従わなければならないものとし、その命令に関して、監査等委員以外の取締役、内部監査部門等の指揮命令を受けないものとする。 - 監査等委員会に報告するための体制
業務執行取締役は、監査等委員会に対して、法定の事項に加え、当社グループに重大な影響を及ぼす事項、内部監査の実施状況、ホットライン窓口への通報状況及びその内容を業務執行取締役及び従業員が速やかに報告する体制を整備する。報告の方法については、取締役会と監査等委員会との協議により決定する方法による。
内部監査部門は、定期的及び必要と判断する場合は時宜に応じて監査等委員会に対し、当社グループにおける内部監査の結果その他活動状況の報告を行うものとする。
当社の取締役及び従業員並びに当社子会社の取締役、監査役及び従業員又はこれらの者から報告を受けた者は、当社グループに重大な影響を及ぼす事項を発見した場合は、当社の監査等委員会又は第１項に定めるホットライン窓口に速やかに報告するものとする。 - 当社の監査等委員会に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
当社グループにおいては通報者に不利益が及ばないように、いかなる報告も、それが不正の意図を有するものでない限り、それにより不利益を受けないことを社内規程等に明記し、従業員に対して周知徹底する。 - 当社の監査等委員会及び監査等委員の職務の執行について生ずる費用債務の処理に係る方針に関する方針
監査等委員会及び監査等委員がその職務について生ずる費用の前払いまたは償還等の請求をしたときは、速やかに当該費用または債務を処理するものとする。 - その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査等委員会は、定期的及び必要と判断する場合は時宜に応じて代表取締役及び会計監査人と意見を交換する機会を設けるものとする。
監査等委員会は、内部監査部門及び当社子会社の監査役（若しくはこれらに相当する者）との意思疎通及び情報の交換がなされるように努めるものとする。 - 財務報告の信頼性を確保するための体制
取締役会は、当社グループの財務報告の信頼性確保及び金融商品取引法に定める内部統制報告書の有効かつ適切な提出のため、内部統制システムの整備・構築を行い、また、内部統制システムと金融商品取引法及びその他の関係法令との整合性を確保するために、その仕組みを継続的に評価し必要な是正を行う。 - 反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方とその整備状況
当社グループは、社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力及び団体とは一切関係を持たず、さらに反社会的勢力及び団体からの要求を断固拒否し、これらと係わりのある企業、団体、個人とはいかなる取引も行わないとする方針を堅持する。
当該基本的な考え方に基づく社内検証マニュアルを整備し、取引先の属性チェックを行う。
以上
制定 平成30年6月15日
改定 令和6年5月15日